Projectplan

Projectomschrijving

Er is aan ons gevraagd of wij een aantal werkinstructies willen maken voor het bedrijf Projectmanagement international. Zij hebben dit nodig omdat de projectmanagers nog niet goed overweg kunnen met de pakketen: MS Project en MS Visio, en hierdoor steeds terug vallen naar het plannen in Excel. Dit moet in de toekomst voorkomen worden omdat Excel een onhandige manier is om een planning te maken en het bedrijf dus over wil naar MS Project en MS Visio.

De organisatie van dit project is in handen van consultancybedrijf Albeda consultancy Rotterdam. De persoon in kwestie zal Victor Roelse zijn, hij leid dit project en zal zorgen voor een goede afronding.

De projectopdracht

De projectopdracht is het schrijven van 4 werkinstructies over het maken van een planning in MS Visio of MS Project. Tevens dient er een projectplan gemaakt te worden om een duidelijk overzicht te krijgen van wat er moet gebeuren.

Ook is er gevraagd om een simpele website waarop de managers altijd hun werkinstructie terug kunnen vinden zodat ze overal kunnen plannen.
Deze werkinstructies houden in:

– Maken van een tijdsbalk planning in MS Visio, met hierin: activiteiten en milestones.

– Maken van een Kalender planning in MS Visio, met hierin activiteiten en milestones.

– Projectplanning in MS project maken met hierin: Activiteiten, fases, Milestones,

– Afhankelijkheden, koppeling aan personen en voortgang taken laten zien.

– Resources invoeren en wijzigen in MS project + printen en beeld instellen in MS project.

Activiteiten & Producten

De producten zijn:

– Projectplan

– 4 werkinstructies

– Een website waarop de projectmanagers altijd de instructies terug kunnen vinden.

Planning

Onderwerp:	Datum:	Tijd
Maken van projectplan	15-3-10	10.25-12.05
Maken werkinstructie 1&2	05-4-10	8.30-10.05
Maken werkinstructie 3&4	06-4-10	10.25-12.05
Maken van website en afronden project	12-3-10	8.30-10.05

Deze werkinstructies bevat informatie over het invoeren en wijzigen van Resources in MS Project, met hierin: activiteiten, fases, milestones, afhankelijkheden, koppeling aan personen en voortgang taken.

In deze werkinstructie gaan we wat dieper in op de resources. Deze zijn te vinden onder het knopje Resouces.

Men klikt hier op het naar beneden wijzende pijltje naast de knop Resources, en er verschijnt een drop-down menu. Hierin zijn verschillende optie beschikbaar waarvan we er een paar zullen bespreken.

De eerste is: Specify people and equipment for the project.

Hierna kan men informatie over de informatie over de personen die aan het project deelnemen toevoegen, zoals het e-mail address.

De tweede is: Define working times for resources.

Hier kan men het uurloon, overwerkloon, en het soort werk wat de desbetreffende persoon uitvoerd worden ingevuld.

De derde is: Assign people and equipment to task.

Hier kan men, zoals de naam al zegt, bepaalde personen aan een taak toevoegen.

Om vervolgens een overzicht uit te printen gaat men naar: Report à Select a view or report en hier voor Display Reports te kiezen. Nu word er gevraagd welk rapport er geprint moet worden, en kiest men voor het gewenste rapport en daarna voor direct uitprinten.

Werkinstructie kalender planning

Om te beginnen met het maken van een kalender planning in MS Visio opent men eerst Visio.

Hierna kiest men voor: File–>New–>Project Schedule–>Calender(Metric)
 

 Vervolgens verschijnt het lege veld weer, met aan de linker kant de items die toegevoegd kunnen worden.

Hier kan men bij de bovenste zes voor kalenders kiezen.

Als voorbeeld hebben we hier voor een week kalender gekozen. Sleep de gewenste kalender naar het witte veld, en het onderstaande scherm zal zich openen:

 

Het invullen spreekt hier voor zich. De begin en einddatum van het project, de taal en de manier van datum notatie. Nadat dit is ingevuld kiest men OK.

 

De planning is nu bijna klaar alleen het toevoegen van sjablonen uit het linker rijtje is nog nodig. Hier kan men van alles kiezen, van verjaardag tot vakantie, het hoeft alleen maar naar de kalender gesleept te worden.

Maken van een tijdsbalk planning in MS Visio, met hierin: activiteiten en milestones

Om te beginnen met een goede planning, starten we met het maken van een tijdlijn:

 Men begint met het openen van Visio, en daarna te kiezen voor File > New > Project Schedule > Timeline(Metric).

In het nieuw geopende scherm ziet men aan de linkerkant een Shapes menu, in  het Timeline Shapes menu sleept men een timeline naar keuze op het witte gerasterde veld.

 

 Vervolgens opent zich een scherm genaamd: Configure Timeline. Hierin kun je de begin en eind datum van het project aan passen, en in welke schaal je de timeline laat lopen.

Hierna kunnen de milestones toegevoegd worden, wederom door het slepen vanaf het rechter menu. Zoek hier het knopje X milestone(zie fig 2.) sleep dit naar een willekeurige plek op het witte veld, en vul daarna de juiste datum en activiteit in.